Deklarationstips och avdrag för småföretagaren

Kostnaderna ska ha anknytning till den verksamhet som företaget bedriver. Ett avdrag innebär att företaget inte behöver betala lika mycket i skatt. Här listar vi avdragen du inte ska missa och några du bör undvika. 

Kontoret

Enskild firma

För att kunna göra avdrag för hemmakontoret finns det några krav som du måste uppfylla när du har enskild firma. Dels måste du kunna visa att du har ett behov av ett arbetsrum i hemmet, dels att du använder en särskilt inrättad del av bostaden. En särskilt inrättad del betyder att ditt arbetsrum antingen måste vara avskilt från bostaden i övrigt, genom exempelvis en egen ingång och dessutom ska rummet vara inrett på ett sätt så att det inte kan användas för bostadsändamål. Det är ofta inget problem för företagare som exempelvis driver en mindre verkstad som kräver maskiner och annan utrustning som du normalt inte hittar i ett hem. Rummet är då inrett på ett sådant sätt som gör det svårt att använda för bostadsändamål. Men är det ett vanligt kontorsrum, som i hög utsträckning påminner om ett vanligt bostadsrum, blir det klart mycket svårare att hävda att det är inrett eller används på ett sådant sätt att det inte kan användas för bostadsändamål.

• Om du använder en särskild lokal i din bostad som är avsatt för ditt företag får du göra avdrag för en skälig del av de löpande kostnaderna för drift som till exempel värme, ström, vatten och förslitning. Du får också göra avdrag för de utgifter som direkt hör till näringsverksam­heten.

Om du inte har en särskilt inrättad del i bostaden till verksamheten, kan du fortfarande få göra schablonavdrag om du under beskattningsåret arbetat minst 800 timmar i ett arbetsrum i bostaden.  I schablonavdraget ingår samtliga merkostnader för arbetsrum i bostaden som kostnader för värme, vatten, el, internet och bredband, med mera. 

• Du får göra ett schablonavdrag med 2000 kr per år om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig eller din maka eller make. 

• Finns arbetsrummet i en bostadsrätt eller en hyresrätt kan du i stället göra avdrag med 4000 kr per år.

Aktiebolag och handelsbolag

Effekter för bolaget: Det är viktigt att det finns ett hyresavtal och ett behov av lokalen för bolaget. I annat fall kan du inte göra avdrag för kostnaden i bolaget. Hyran som ditt bolag betalar är avdragsgillt för företaget.

Effekter för dig som privatperson: Väljer du att hyra ut din privatbostad eller hyresrätt till ditt eget bolag får du enbart göra avdrag i för den ökning av kostnaderna som uthyrningen har medfört (din faktiska merkostnad). Den hyresintäkt du då får från ditt bolag kommer efter avdrag att beskattas i inkomstslaget kapital med 30 procent så länge hyran anses vara marknadsmässig. Om hyran är högre än så, kommer beskattningen för denna del att ske i inkomst av tjänst.

Telefon och abonnemang 

Det är nog inget företag som idag kan bedriva sin verksamhet utan en mobiltelefon och abonnemang. Givetvis får du därför även göra avdrag för samtals- och abonnemangskostnader som används i företaget. Själva mobiltelefonen ses som en förbrukningsinventarie som även den är avdragsgill. Vara bara uppmärksam på att mobilen inte ska används för privatbruk, då kan du förmånsbeskattas.  

Dator och program 

Har du köpt en dator till företaget kan du göra avdrag med hela beloppet om värdet är maximalt ett halvt prisbasbelopp det vill säga 23 650 för inkomståret 2020. Har datorn inklusive skärm, tangentbord etc kostat mer än så får du i stället göra avdrag genom regelbundna avskrivningar.

Om du har skaffat dig ett standardiserat datorprogram är det också avdragsgillt. Har du beställt en skräddarsydd lösning får du göra avdrag över flera år, precis som du gör för inventarier.

Facklitteratur 

Behöver du viss specifik litteratur inom din verksamhet för att kunna upprätthålla arbetet, får du även dra av den i deklarationen. Inköpet måste gå att motivera som nödvändigt för verksamheten. Du kan däremot inte göra avdrag för studielitteratur eller litteratur som du använder för vidareutbildning. Inte heller för dagstidningar, veckotidningar, uppslagsverk och böcker av allmän karaktär.

Utbildning och kurser 

Kurser och konferenser som företaget gör är avdragsgilla om de är till nytta för företaget. För att uppfylla kraven ska det finnas ett utarbetat kursprogram med relevant innehåll som enligt praxis ska pågå under minst 6 timmar per dag eller ca 30 timmar under en femdagarsvecka. Skulle kursen vara förlagd utanför EU så görs en jämförelse görs det en bedömning om det är ekonomiskt försvarbart. Exempelvis kan de ha betydelse om kursen finns i Sverige till lägre kostnad.

Om företaget betalar för yrkesutbildningar eller längre utbildningar blir kostnaden avdragsgill som för lön och arbetstagaren riskerar förmånsbeskattning.

Bilresor i tjänsten

Har du enskild firma eller handelsbolag får du göra ett avdrag med 18,50 kr per mil du kör i verksamheten. Avdraget minskar både skatten och dina egen­avgifter. Du får även dra av kostnader som du har haft för parkerings-, väg-, bro-, färje- och tunnel­avgifter samt trängselskatt.

Har du ett aktiebolag kan du skattefritt ta ut 18,50 kr per mil du kört i tjänsten. Aktiebolaget behöver inte heller betala några arbetsgivaravgifter på denna summa. Dessutom kan du även få skattefri ersättning för parkerings-, färje-, bro-, väg- och tunnelavgifter samt trängselskatt som uppkommit vid tjänsteresor.

Friskvård

Reglerna för avdrag för friskvård skiljer sig beroende på om du har ett enskilt företag eller aktiebolag. Dessvärre kan enskilda firmor inte dra av kostnaden för sin friskvård.

Är man ägare till ett aktiebolag går det däremot bra eftersom man räknas som en anställd. Friskvårdsbidraget ska vara av ett mindre värde, 5 000 kr inklusive moms per anställd och år får godkänt av Skatteverket. Blir personalen erbjudna ett bidrag som överstiger denna summa kommer de anställda beskattas på hela beloppet. För att friskvårdsbidraget vara ska vara skattefritt måste alla i personalen blir erbjudna friskvårdsbidrag med lika stort belopp och med samma villkor.  

Nytt för 2020 att även tränings- och motionsappar kan vara godkända för friskvårdsbidrag.  De senaste åren har reglerna för vad friskvårdsbidraget kan användas till lättats. Bidraget kan användas både för ridning, golf och skidåkning, aktiviteter som tidigare har varit undantagna. Friskvårdsbidraget kan användas för att bekosta själva motionsaktiviteten exempelvis startavgifter, kursavgifter, banavgifter, fiskekort eller liftkort samt hyra av den utrustning som krävs för att aktiviteten ska kunna utföras där och då men inte medlemsavgifter. En enskild aktivitet får inte kosta mer än1 000 kronor inklusive moms för att uppfylla kraven för enklare slag och mindre värde. Därmed kan det i vissa fall vara bättre att köpa dagsaktiviteter än flerdagarskort. 

Icke avdragsgilla kostnader

Skatter, böter, viten och förseningsavgifter kan man inte göra avdrag för. Man kan inte heller göra avdrag för kostnader för att upprätta deklaration till skillnad från den avdragsgilla kostnaden för bokföringshjälp.

Sharon Lavie, sparekonom Lendo & Schibsted