Så säkrar du projektets marginaler

Att ta korrekt betalt och säkra sina marginaler är en av de största utmaningarna för mindre byggföretag. I tider av ekonomisk osäkerhet och svängande materialpriser blir avtalsutformningen helt avgörande. Det räcker inte att leverera hantverk av hög kvalitet om lönsamheten urholkas av otydliga överenskommelser.

Hur affären och riskerna ska hanteras beror dock helt på vem beställaren är. Juridiken och spelreglerna skiljer sig markant åt beroende på om motparten är en privatperson eller en kommersiell aktör.

Oavsett uppdragsgivare finns det dock två grundläggande principer för att säkerställa att projekten förblir lönsamma:

Att ta betalt är inte otrevligt

Det finns ofta en rädsla för att verka girig vid diskussioner om tillkommande kostnader. Men kom ihåg: Att ta betalt för utfört arbete är inte otrevligt. Det är helt nödvändigt. Ett byggföretag är ingen välgörenhetsorganisation. Om ett extraarbete utförs gratis förloras tid som i stället kunde ha lagts på ett annat betalande projekt. Att bjuda på arbetstid eller material är detsamma som att sänka sin egen lön eller minska företagets möjlighet att bygga upp den viktiga buffert som skyddar verksamheten under sämre tider.

Kommunicera kontinuerligt

Överraskningar på slutfakturan är kundens värsta mardröm (och den snabbaste vägen till en utdragen tvist). För att undvika detta är det klokt att arbeta med tydliga betalningsplaner, så kallade lyft. Att kunden betalar i etapper när vissa milstolpar i bygget är nådda räddar företagets kassaflöde och minskar kreditrisken avsevärt. Genom att löpande fakturera ÄTA-arbeten (Ändrings-, Tilläggs- och Avgående arbeten) eller regelbundet uppdatera kunden om kostnadsläget byggs transparens. En kund som vet vad som händer är en betalande kund.

När motparten är en privatperson (Konsumentuppdrag)

Vid uppdrag mot privatpersoner gäller Konsumenttjänstlagen, vilken är strikt tvingande till konsumentens fördel. Här finns inget utrymme för indexklausuler om ett fast pris har avtalats – ett fast pris gäller exakt på kronan. Om trävarupriser eller andra materialkostnader stiger under projektets gång står entreprenören för hela kostnadsökningen.

För att hantera risken för stigande kostnader är det därför bäst att priser på material har korta giltighetstider i offerten (till exempel att offerten gäller i 14 dagar). Alternativt tillämpas löpande räkning utan bindande "cirkapriser" (som annars utlöser Konsumenttjänstlagens maxtak på 15 procents överskridande). Detta 15-procentstak gäller under förutsättning att fördyringen inte beror på tilläggsarbeten som kunden har godkänt.

Vattentäta ÄTA-rutiner från dag ett

Det vanligaste misstaget är att tilläggsarbeten utförs i all hast "när man ändå håller på", utan att priset dokumenteras eller kommuniceras. När fakturan sedan kommer blir kunden frustrerad och vägrar betala – och lagen ger konsumenten rätt om samråd och godkännande saknas.

Bygg in ÄTA-hanteringen i grundavtalet (använd Hantverkarformuläret som tagits fram i samarbete med bla Konsumentverket) och i vardagsrutinen:

·      Inga extraarbeten utförs utan godkännande: Var stenhård på detta. Om kunden ber om en ändring, pausa och meddela: "Självklart kan vi lösa det. Jag skickar över en ÄTA-bekräftelse med priset, så kör vi igång så fort du godkänt den".

·      Glöm inte tidsaspekten: Om ni utför tilläggsarbeten kommer hela projektet att ta längre tid. Begär därför alltid avtalad tidsförlängning! Utan en skriftligt avtalad förlängd byggtid riskerar ditt företag att få betala dyra förseningsviten, trots att kunden själv beställt de extra jobben.

·      Detta ska en ÄTA-bekräftelse innehålla: Gör det till en vana att bekräftelsen alltid inkluderar tre saker: 1. En tydlig beskrivning av arbetet. 2. Pris eller prismodell (fast eller löpande). 3. Hur detta arbete påverkar den gemensamma tidplanen.

·      Använd tekniken: Det finns utmärkta digitala verktyg där du snabbt kan skicka en ÄTA-förfrågan och kunden kan signera i mobilen. Inget pappersstrul, inga missförstånd.

·      Specificera i grundavtalet: Var övertydlig i offerten med vad som inte ingår. Om rivningsarbetet visar på dolda rörskador, ska det vara kristallklart att åtgärden är ett tilläggsarbete

När motparten är ett företag eller en myndighet (B2B/B2G)

När beställaren är ett annat företag eller en myndighet råder avtalsfrihet, och uppdragen styrs oftast av byggbranschens standardavtal (exempelvis AB 04 eller ABT 06, Allmänna Bestämmelser för utförandeentreprenad respektive totalentreprenad).

I dessa avtal ställs mycket höga krav på formella skriftliga ÄTA-anmälningar. Det är viktigt att känna till att standardavtalen normalt kräver att du som entreprenör skriftligen aviserar ett ÄTA-arbete innan det påbörjas. Görs inte detta riskerar du enligt huvudregeln att helt förlora din rätt till ekonomisk ersättning. Däremot finns det i dessa kommersiella avtal goda möjligheter att avtalstekniskt fördela prisrisken för material.

Fast pris är bra, om det är kopplat till verkligheten

Fast pris skapar trygghet för kunden, absolut. Men för dig innebär det att du bär all risk om tex trävarupriserna plötsligt rusar. Lösningen? Indexklausuler.

Att skriva in en indexklausul (till exempel kopplat till Entreprenadindex) i avtalet betyder inte att du lurar kunden. Det betyder att du agerar som en professionell affärsman. Du förklarar helt enkelt för kunden: "För att kunna garantera det här priset över tid, måste vi ha en mekanism som hanterar om råvarupriserna skenar." Tydlighet bygger förtroende, inte misstänksamhet.

Genom att reglera index i kommersiella avtal säkerställs att projektkalkylen håller hela vägen i mål, även när omvärldsfaktorer pressar materialpriserna uppåt.